摘 要：信息技术的运用为档案管理工作带来新可能与新趋势。税务机关作为行政机关，要洞悉信息时代发展潮流，通过强化信息开发与利用，弥补当前档案管理工作的不足，提升档案管理效率，为税收现代化发展贡献力量。
关键词：档案管理；信息化；税务机关
税收档案是税务机关发展历史的重要记录者与见证者，具有极高的政治价值与意义。随着信息时代的快速发展，行政机关各项工作都要随之做出新改变以适应新形势，档案工作也不例外。税务机关应充分认识到税收档案的价值，并根据信息化时代特征，不断提高税收档案工作管理水平，更好地服务于税收工作。
一、税务机关档案管理工作的意义与价值
（一）为税收政策决策提供参考
税收档案是各项税收工作的写实记录，提高税收档案管理工作的力度与水平，对提升税收政策决策的精准性与满意度有着重要意义。一方面，税收档案囊括了税务机关发展历史，储存了在税收工作中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、影音等。通过对其纵横向阅览比对，可以以史为鉴，从真材与细节中窥探出以往税收政策的成败得失，为接下来的决策提供参考与辅助。另一方面，税收档案中还蕴含着潜在的发展空间，譬如智慧税务建设是税务机关的发展目标之一，为了完成各项既定任务，必须审慎对待档案这一基本信息，认真研究，确保各级税务机关在时代背景下沿着主线前进不偏移。
（二）留存税收工作重要历史资料
新中国成立以来，国家税收征管制度历经了几轮调整，从国税、地税分治到“进一家门”，从纸质发票到电子票再到数电票，从现场录入到网上通办等，税收制度始终包含民生温度，坚持人民至上，大力组织国家财政收入。为了始终保障税收在国家治理中全力发挥基础性、支柱性、保障性作用，税务机关应大力发挥税收档案文物价值，做好重大历史变革时期档案的整理与存储，确保不同阶段税收工作的有序衔接、平稳过渡、承上启下。
（三）税务机关管理过程中的重要一环
税务机关档案涉及面广、包含内容多，加之税务机关作为行政机关具有其特殊地位与性质，与整个社会的发展生产、人民生活息息相关。因而不能将税务机关档案管理看作孤立的存在，而是要着眼大局，从全单位乃至全社会层面看到税务档案的重要意义。因此，要深刻认识档案工作是“干好税务”，做好税务机关管理工作的重要环节。重视并用好税收档案能够为机关内控带来效能的提升，进而为社会发展创造更好的条件。所以，持续系统丰富税收档案管理手段、扩大税收档案存储途径是不可或缺的。
二、信息化带来税务机关档案管理新趋势
（一）理念与手段的创新
随着信息时代的到来，档案管理工作的理念受到改变——对档案进行数字化管理是不可逆的大趋势。各级税务机关在开展档案管理工作时，都在有意识地融入新趋势、新理念，希望能跳出传统单一的档案管理办法，挖掘顺应时代步伐的档案管理新途径，不断提升工作质效。理念的改变带来一系列税收档案工作方式方法的变化。在信息时代，纸质档案逐渐转化为电子档案，以D区某税务机关为例，通过对其近年来业务档案数量的统计，发现在2019年该单位共有1 447盒纸质档案，到2022年仅有802盒纸质档案，降幅近一半。同时信息手段介入后，数字存储设备也为档案管理开辟新路径，查询资料不需要手动进行翻阅，只需要在档案集成平台上输入关键词便能迅速找到。这倒逼着税务机关对档案的管理模式加以革新，在整理机关档案时更加细致，将原先分散式的管理模式变得集中化、集约化。
（二）技术与介质的创新
传统的档案管理模式十分依赖人力，面对纷繁多样的档案资料，需要数人共同整理，极大耗费档案管理人员的时间和精力。但随着信息化时代来临，档案技术手段的更新促使档案管理工作迈上新台阶。随着社会的发展与税务机关的变革，机关档案数量直线上升。传统的档案存储主要依赖的介质是纸质，需要占据大量的物理空间，保存成本高，管理难度大，后期的查看取用都不太方便。机关档案管理信息化创新后，档案信息数据都被存储至档案级硬盘里，电子档案所具有的在线、离线、近线等多种存储方式也极大增加了税收资料与数据的存储空间。同时在信息时代，档案资料的产生与存储不再泾渭分明，信息技术使得资料在生成的同时自动在后台归集，上传至终端进行保存，税务工作人员人人都是档案的生产者、使用者，更是档案的收集者，政务活动更加便利的同时也大大提升了档案工作的效率。
（三）法规与监管的创新
一方面，采用数字化、信息化的方式管理档案是税务部门的“新兴事务”，属于重要变革，需要通过政策法规等顶层设计的完善来明确其目的、意义、途径、流程等，确保各级税务机关有基本的框架参考，保证方向不移、路径不偏，最大程度减少改革中的试错成本。在新的《档案法》中，新增加了第五章“档案信息化建设”的内容，是顺应现代化信息化发展规划的体现，为税务部门档案数字化管理提出新指引。另一方面，税收档案中包含着大量税收数据，属于涉密信息，必须严格加强监管防止泄密。税务部门需加强管护技术的全面升级，通过身份认证、病毒查杀、构建防火墙等安全举措加强对档案信息系统的维护，不断提升税务电子档案的风险防范能力。同时，电子档案的固化在技术上可以提取并锁定电子档案的完整性验证值（HASH值）存放于有公信力的第三方机构进行数字签名，也可以上传到公证区块链上，极大地保障档案没有错漏或是被恶意篡改，增强税务档案数字化全程的可信度。
三、税务机关档案管理工作中现存问题与挑战
（一）税收档案管理理念与认知缺失
虽然税务档案管理工作是税务机关工作中的重要一环，但由于其相较于税收前沿工作，并不属于主要部分，具有一定的附庸性，从税务机关领导到中层干部再到基层人员，未能形成自上而上的对档案管理工作的全面认识，没有意识到档案工作对单位管理与社会发展的重要意义，导致档案管理工作在开展中流于形式，存在着应付检查、糊弄了事的现象。在当前税务机关档案管理中，虽然有一定意识向信息化靠拢，但改革力度不够，实践不深。譬如D区某税务机关虽在加大用电子档案逐步替代纸质档案，但较为浅显，目前业务档案和文书档案还分别留存于不同的系统中，缺乏统一性，没有触及信息化时代档案管理工作的真正内核。
（二）税收档案管理硬件与人员缺位
在新形势下，对税务机关的档案管理的硬件设施与人员配备提出了新要求。在档案管理的过程中，整理、装订、录入、上架等诸多流程，包括后期的完善保存、安全管理等要求，都离不开高速扫描仪、保密设施、移动硬盘等信息设备的配备，更需要单位打造符合档案保存标准的专用档案室。此类硬件的投入需要大量经费保障，但在当前机关单位“过紧日子”的要求下，相关款项的支出难度较大。同时，专业的档案管理人员是提升档案管理水平的重要因素，但囿于编制不足以及对档案工作重视程度不够等原因，部分税务机关的档案管理人员很难做到专职；或是配备了专职人员，但缺乏对档案工作的认识，对相关信息设备操作不够熟练等。
（三）税收档案管理信息化与利用能力缺乏
档案工作的最终目标除了保存重要的历史资料外，更希望能对当前各项税收工作起到指导和辅助作用。这要求税务机关能将各类税收档案加以整理归集，形成一个较为完善的税收档案“大数据”平台，方便及时抽取与分析各类信息，最大程度整合利用好信息资源。但在实际操作过程中，大部分税务机关只注重档案资料的“收”，却不注重相关资源的“用”，导致档案只是堆积在一起的数据，没有发挥其蕴含的能量。同时档案室作为服务单位，服务意识不足，没有开辟便捷的档案查询方式，也为档案价值的充分发挥带来阻碍。
四、新时代提升税务机关档案管理水平的对策
（一）做好顶层设计，实现档案管理规范性
档案的信息化建设不是一蹴而就的，建立科学的管理机制是做好信息时代税收档案工作的第一步。税务机关要提高信息化意识，学习其他党政机关与兄弟单位的先进档案管理经验，对标找差，结合自身实际建立科学可行的档案管理制度，明确档案工作的环节与流程，以及不同人员的分工与职责，做到有章可循，增强档案管理工作的规范性与标准性。在推动档案工作信息化发展时，也要有意识地将其与业务工作相融合，进一步提升税务干部档案管理工作的认识。此外，还要在制度层面明确相应的考核标准，纳入绩效考评，确定奖惩措施，不断发挥先进典型的引领带动作用，推动档案管理良性发展，全面提升工作效能。
（二）增加技术投入，夯实档案管理基础性
高效使用各类技术手段是新时代的档案工作区别于传统时代的重要特征之一。税务机关在信息时代应加强对各类先进技术的资金投入，开辟专门的档案室开展工作，并配置主机房、专用服务器、能够满足数字档案资源管理需要的网络基础设施等，满足电子档案发展需求。要围绕税务机关档案内容的存储与档案利用率的提升，为档案室配备满足工作需要的终端及辅助设备，以及必要的正版基础软件，建立信息系统，促进档案资源开发、使用和现代化管理，满足档案管理信息化、数字化要求。在技术设备购置时，各级税务机关要结合传统档案转电子化，电子档案直接存储，业务档案伴随税收业务同步生成等不同的需求，做好各类税收档案的分类保存工作。
（三）优化人员素养，增强档案管理专业性
税务机关的档案管理工作应安排专人进行负责，并适当扩充其中在编人员比例。在日常工作开展中，除了“老带新”，做好优秀档案管理经验传承工作的同时，结合信息时代新特征，还要“新带老”，促进所有工作人员都能熟练使用各类信息设备，保障档案工作高效运转。要提升档案工作人员的学习能力，增强专业技能，通过组织学习培训等途径，督促档案管理人员了解国家档案信息数字化规章制度与各类基础知识，并开展比试竞赛，以考促学，给予优胜者荣誉与奖励，激发工作人员的学习热情，助力档案信息化建设长远发展。
（四）升级安全防护，保障档案管理稳定性
运用现代化信息技术管理档案，虽然带来诸多便捷，但也存在档案信息泄露的隐患，可能会带来不可预估的影响，因此税务机关在引入先进技术手段的同时，更要注重搭建适应新形势的档案安全保障体系，防范不安全因素于未然。档案管理者要增强安全意识，对各类潜在的风险因素提前做好预估与准备，规范工作流程。档案工作人员要树立高度安全意识，严格区分不同档案文书的保密层级，根据保密程度采取不同的保密措施，对涉密档案要严格遵循“涉密不上网”的规定；对可供查阅的非涉密信息，要完善档案阅览的流程，通过建立档案信息共享平台等方式，既满足档案的使用，又防止档案的丢失与外泄。
（文 / 任林 沈童 陈畅）
（作者简介：任林，本科，国家税务总局镇江市丹徒区税务局，四级高级主办；沈童，本科，国家税务总局镇江市丹徒区税务局，一级行政执法员；陈畅，本科，国家税务总局镇江市丹徒区税务局，一级行政执法员。）
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